ManaNotes 如何保护患者数据

诊所的记录

诊所使用 ManaNotes 保存患者的联系方式、预约、伤情与 ACC 理赔、治疗记录、表单、附件和发票。记录哪些内容、团队中谁可以登录，由诊所决定。

根据《2020 年健康信息隐私守则》（Health Information Privacy Code 2020），患者可以要求医疗服务提供者出示其持有的本人健康信息，并要求更正。如果您是患者，请联系您的诊所：诊所可以在 ManaNotes 中查找并导出您的记录。

谁可以查看患者记录

每位使用 ManaNotes 的人都通过自己的账户登录，可查看的范围受到限制：

• 员工只能看到本诊所的患者。独立执业的从业者只能看到自己的患者。
• 拥有多个地点的诊所可以限制员工只查看其所在地点的患者。
• 登录由专业身份验证服务 Auth0 负责。

谁做了什么，都有记录

ManaNotes 会为患者、预约和伤情，以及员工、地点、服务和表单等诊所设置保存操作记录。每条记录包括：

• 谁做了更改，以及更改时间。
• 更改的来源：从业者应用、患者在线预约、应用内 AI 助手、通过 ManaNotes API 连接的系统，或 ACC 状态更新等自动流程。
• 逐个字段记录更改内容。对于较长的临床文字，日志只记录该字段已更改，而不复制文字本身，因此临床内容不会被重复存入日志。
• 导出：将患者、预约、伤情或治疗记录下载为电子表格时，会连同记录数量一起被记录。

打开或下载患者附件会单独记录：由谁打开、何时打开，以及来自哪个网络地址。

附件

附加到患者的信件、转诊单、PDF 和 ACC 表格以私有方式存放在 Google Cloud Storage 中，不会生成公开链接。每次打开文件时，ManaNotes 都会先确认请求者属于该患者所在的诊所，然后才发送文件。

加密

与 ManaNotes 的所有连接（从业者应用、在线预约页面和 API）均使用 HTTPS，普通 HTTP 请求会被重定向到 HTTPS。我们的服务器与数据库之间同样使用加密连接。

数据库（MongoDB Atlas）和文件存储（Google Cloud Storage）均对静态数据加密：这两家服务商默认加密其存储的所有数据。

数据存放和处理的位置

ManaNotes 构建在成熟的云服务之上。以下是会存储或处理患者信息的服务：

• Google Cloud：ManaNotes 服务器运行在 Google 的澳大利亚悉尼区域，附件也保存在同一区域的 Google Cloud Storage 中。
• MongoDB Atlas：存放患者记录的数据库。
• Auth0：员工登录，托管在 Auth0 的澳大利亚区域。
• Vercel：提供从业者应用和预约网站的网页。
• SendGrid（电子邮件）和 ClickSend（短信）：诊所发给患者的确认、提醒及其他消息。
• OpenAI：当从业者使用 AI 功能（例如起草治疗记录或信件，或向应用内助手提问）时，该请求所需的文字会发送给 OpenAI 以生成结果。
• TypeSafe：根据从业者输入的伤情描述推荐 ACC Read 编码。
• Sentry：错误监控。出现故障时，可能会附带失败请求的详细信息，以便我们查找并修复问题。
• ACC：诊所提交或查询时，理赔、发票及其状态会与 ACC 交换。
• 诊所自行启用的集成（例如 Physitrack 或 Finger-Ink）会交换该集成运行所需的数据。

我们的团队何时可以看到您的数据

ManaNotes 管理员可以以您的某位从业者身份登录，并拥有该从业者的权限，以协助设置或处理支持请求。开始和结束都会以管理员本人的名字记录，期间所做的每项更改也会记录是哪位管理员所为。在您诊所的操作记录中，这些更改显示为由 “Mana Admin Team” 完成。

删除、导出和关闭账户

• 删除患者、预约、伤情、治疗记录或 ACC 发票时，记录会移入回收站而不是被彻底清除，因此误删可以撤销。联系我们即可恢复。
• 诊所可以随时在“设置”中将患者、预约、伤情和治疗数据导出为 CSV 文件。
• 关闭账户由我们的团队处理，而不是自动执行，因为新西兰的健康记录必须保留，且诊所的 ACC 理赔需要先结清。

问题咨询

如果您对 ManaNotes 如何处理患者数据有任何疑问，请联系我们。如果您是患者，最好先联系您的诊所。